中国邮箱网讯 3月29日消息 职场中的电子邮件书写不能太随意，要懂礼仪，本文为您讲解书写电子邮件主题的正确方法、专业电子邮件签名的制作方法及使电子邮件易读易懂的原则。

书写电子邮件主题的正确方法

人与人的每一次接触都会传达一定的信息，一定要遵守电子邮件礼仪及网络礼仪，以便与您共事的人传达正面信息。应尽快回复收到的电子邮件，如果收到的邮件中提及重要事件，而您却无法立即处理或暂时没有足够的时间进行详细回复，应该简要回复，告诉发件人您已收到邮件，并会在晚些时候进行详细回复。

当你发送电子邮件时，借记主题兰不能为空，您所发送邮件的主题，有助于收件人对邮件进行整理和分类，如果有主题足够简明扼要，收件人就能立即从中得知发件人的意图。过程的主题可能无法完全显示，因此应该控制主题的字数，一般来说，在15个字以内。发邮件时，主题中还可以标明邮件的紧急程度或长度，比如，如果您需要收件人立即回复，可以在主题中写明“请速回复”；如果您不需要收件人采取任何行动，就可以写上“FYI”（FYI：仅供参考）。

专业电子邮件签名的制作方法

签名是电子邮件的一个非常有用的功能，它是能够附加到电子邮件末尾的几行文字，用以明示发件人的身份及联系方式。大多数电子邮件程序允许用户自行制作电子邮件签名，然后自动将签名附加到邮件末尾处，不过，你也可以针对不同的用途制作多个签名。签名在电子邮件中相当于你的名片，所以你应该把签名做到尽量专业化，应控制在四五行以内，且只包含一些必要的信息，有姓名、电话号码和公司地址即可。你不妨在清明中加入你的电子邮件地址，方便收件人回复您的邮件。

电子邮件阅读易懂的原则。除了主题和签名外，您还应该注意邮件的正文，您可以通过遵循四条原则使电子邮件易读易懂。

第一条原则是控制每行的长度

收件人设置的邮件显示方式可能与您不同，在您看来，显示正常的邮件对于收件人来说，可能是杂乱无章的。另外，行末文字还有可能被误删，因此应该将每行的长度控制在30至35个字以内，并在每行的结尾进行换行。

第二条原则是字体标点得当

应该确保使用的字体容易识别以及标点符号在语法上是正确的。此外，书写英文单词是全部使用大写字母，看起来像在大喊大叫，因此您慎用。您在书写邮件时可能会用到粗体斜体或下划线，不过有些邮件系统是不支持此类文件格式的。要想在不支持特殊格式的系统中表达强调的语气，你可以在词句的首尾各加1个星号或者下划线法。

第三条原则为主题鲜明唯一

邮件信息应尽量只围绕一个主题展开。这样收件人回复起来也省时省力，倘若不得不涉及多个主题，你就应该在不同主题间用空行进行分隔。

第四条原则为控制信息的长度

收件人收到冗长的邮件后，通常不会立即阅读，因此应尽量避免邮件信息的长度超出一个屏幕显示的范围，如果超出此范围就应该合理安排邮件内容的顺序，将重要内容放在前面。回复或转发邮件时，您一定要说明邮件的来龙去脉，例如回复邮件时，您应该将邮件原文位于其中，否则收件人可能无法理解您发送邮件的意图。如果只是针对对某个具体问题进行回复，您可以将该问题附于邮件中，并由尖括号注明。通常三转发邮件时，收件人必须看到原始邮件的内容才能弄清楚邮件的来龙去脉。不过您只需要提及一些必要信息。如果转发的邮件太长，多数收件人都不会有耐心通读一遍，为避免转发的邮件中包含过多无用信息，您应该对其进行归纳总结并做出批注。

电子邮件代表联合公司的形象，一经发出则无法撤回，因此发送之前，您必须仔细检查邮件中是否存在拼写和语法错误，这些错误都将有损您的可信度。此外，此外，您还应该检查邮件中是否存在容易引起误解的内容，由于通过电子邮件沟通时无法使用任何语言沟通形式，因此，某些信息可能会被误解，比如一些书面形式的幽默或调侃对某些人来说就很难理解。

如果你收到一封令你不快的邮件，最后冷静一段时间再回复，倘若您立即回复，很有可能会下意识的使用一些过激的言词，而邮件已经发出造成的损失将无法挽回，所以回复邮件前言，必须让自己冷静下来。在网络里中，这种攻击性的邮件被形象的称作“火焰”。尽管对某人发表过激的言辞，可以让您在短时间内感到无比痛快，但可能有损您与收件人的关系。如果他人对你言辞过激，应该采取专业的态度加以应对，虽然这并非意识，但你应该尽力而为。