中国邮箱网讯 2月10日消息 互联网的时代，邮件的使用在工作中应用的非常广泛。是否还记得你初入职场撰写的第一封邮件？是否还记得收到某封邮件，觉得清晰了然，重点突出？

其实从看一个人写的邮件结构和内容，其实就能判断出他的职业化程度。

今天和大家详细分享下邮件撰写的技巧。建议初入职场的人精读，有一定职场的人选择要点通读。

一、首先来了解下日常工作中电子邮件使用的场景

1、沟通必要信息，例如日报、周报反馈，各类申请，工作内容反馈、对外沟通、包含工作内容相关的传递；

2、确认沟通结果，例如项目进展成果、工作文档、附件或者发送会议纪；

3、向多人传信息，包含不限于各类公司通知、通告类；

二、邮件包含哪些内容：收件人、抄送人、主题、附件、正文

1、收件人：指邮件的主送人，可以是一个或者多个（应当是需要回复邮件的人）

2、抄送人：抄送人是指除了收件人以外需要执行或知晓内容的其他人。

抄送使用得当，有助于工作处理，否则贻误沟通或造成人力物力的浪费。

（1）应该抄送的情况：

①通知内容，除收件人外，需要执行或知晓内容的其他人例为抄送人；

②多向汇报，邮件内容涉及多向汇报的，必要时应当抄送另一个上级领导；

③隔级沟通，因特殊情况必须越级发送邮件，应抄送被越过的上级或者下级；

（2）不应该抄送的情况

①请示邮件不得抄送其下级部门或个人；

②凡是与工作内容无关的单位和部门一律不予抄送；

3、主题：每一封邮件都需要有主题，邮件主题应该简洁明了并且与邮件内容有关，如果一次要和对方讨论的事情主题不同，建议分开使用不同的邮件发送。

主题一般的格式可以为，邮件主要内容-公司/部门/姓名-日期。具体中间选择的内容根据对外汇报的对象，如果收件人是合作的其他单位，就选择公司。举例：公司年会邀请通知-行政部-20200209。

主题需要能够快速检索的功能，同时可以通过主题标记邮件的紧急/重要程度。

比如在邮件主题上用【重要】等词语标记。

如果回复对方的邮件，使用对方的主旨回复，可以直接在原收件基础上点击回复，标题自动会显示【回复】。

4、附件:邮件中提到的工作文件，格式多为word、pdf、表格、PPT类，附件不宜太大，大附件可以通过其他方式，文件链接或百度网盘分享。

5、正文：正文是邮件的主体部分，也是最重要的一个环节，正文一般包含：称呼、问候、主体内容、祝颂语、署名。

（1）称呼：第一行顶格，以冒号结尾；如果是平级或者下级可以直接写名字，如果是上级领导可以写是姓氏+职称；

（2）问候：另起一行，低两格。一般可以为你好，您好。

（3）主体内容：一般分为三部分为链接语（开场白）、主体文、结束语；

开场白就是写明，为什么发送这封邮件。

主体文中每一个论点重起一行，低两格起。内容较多时，可以使用标题划分，方便阅读。

注意考虑是否适合手机阅读，高管们的一般事务繁忙，许多管理层有手机看邮件的习惯；

掌握三个凡是原则。凡是能分段的就分段，凡是能做小标题的就做小标题，凡是能列清单图表的，就列图表。

（4）祝颂语：表示致敬之意，另起一行，顶格或低两格。可以为祝：工作顺利/工作愉快。也可以根据业务情况，给业务部门进行加油鼓励之词。例如，祝：商务部门业绩长虹。

（5）署名：落款签名，一般情况下统一设置签名格式，签名档中包含电话、地址等联系方式，方便他人与自己联系。

简而言之，结构要素完整、内容呈现清晰、格式编排合理、字体字号得当（建议统一使用微软雅黑10号字体）。

三、撰写邮件的步骤

1、邮件撰写的顺序建议为附件-正文-主题-收件人-抄送人的顺序写邮件，避免某个环节遗漏，比较容易遗漏的为附件和主题。

2、写正文的时候，建议我们遵循，定基调、精内容、搭框架的原则。

定基调就是要清楚这个邮件的整体氛围，也就是要有受众思维。

比如总结类，重点写出成绩，展现潜力，基调为深度，以及下一计划。

计划类：重点体现阶段任务、责任感，基调：可交付、具体明确，可衡量的过程数据等。

申请类：获得许可。基调就是阐明原因，简单扼要。

精内容，就是要先清楚你为什么写这个邮件？你要收件人做什么？对方为什么要这么做？通过以上问题来组织内容。

搭建架，将梳理好逻辑树内容，整理成文字拉进行展示。掌握四个原则：结论先行、以上统下、归类分组、逻辑递进。

也就是说，重点在最前面的第一段。当你想要收件人采取行动时，如果邮件内容较长，在第一段，就应说明你的要求，在结尾的部分，再度强调第一段的重点。

四、撰写邮件的注意事项和礼仪规范

1、邮件是商务文本，书写是比口语对话稍微正式一些。主体明确、语言流畅、内容整洁。

2、在邮件中遇到的日期与时间，一定要具体，你说的下个月或者本周四具体是什么时候？因此改成（本周四（2月11日）），时间也要明确，是上午还是下午？几点？以免双方认知不同而产生误会

3、最后写完的邮件一定要记得检查，查看语句是否通顺，是否有错别字。

4、邮件一定要注意保密性。

掌握邮件撰写技能 ，为职场加分。