中国邮箱网讯 4月1日消息 找出如何开始一封电子邮件或即时消息-特别是当你写信给一个你不太了解的人-可能是一个挑战。
“嘿”太随意了吗？ “亲爱的”是不是太正式了？ “早上好！”太高兴了吗？
知道如何发送一封坚实的电子邮件比以往任何时候都更重要。 你如何开始一封电子邮件是很重要的，它设定了基调，并可能塑造收件人对你的看法。 它也可能决定一个人是否继续阅读。
商业礼仪专家芭芭拉·帕切特(Barbara Pachter)在接受《商业内幕》采访时表示：“很多人对你对自己的名字做了什么以及你如何称呼他们有强烈的感觉。 “如果你在敬礼中冒犯了某人，那人就不能再读下去了。 它也可能影响那个人对你的看法。
我们有Pachter和WillSchwalbe，他们与David Shipley合著了“发送：为什么人们的电子邮件如此糟糕，以及如何做得更好”，他们在一些常见的电子邮件问候中占了上风。
当然，启动电子邮件的完美方式将取决于你写信给谁，但一般来说，当你给一个你不太了解或根本不了解的人写一封商务邮件时，他们说有一个安全的选择-而且你通常应该避免一堆。
如果你想让它更正式一点，你可以总是用这个人的姓：“嗨，吉列女士，…“
“我喜欢这个的原因是它非常友好和无害，”Schwalbe说。
这也是Pachter的最爱。 她说这是一种安全和熟悉的方式来称呼某人，无论你是否认识他们。
如果你在对一群人讲话，帕赫特建议你写“大家好”。
这是很好的使用与你的朋友，但非常非正式的敬礼应该远离工作场所。 这不是专业的-特别是如果你写信给一个你从未见过的人，Pachter说。
施瓦布同意：“我永远不能从我的脑海中摆脱我祖母的告诫，‘嘿是为了马。 ‘”
也避免“嘿那里。”它告诉那个人，“我不知道你的名字，但如果我试图听起来很酷和随意，也许你不会注意到。”
帕切特在《商务礼仪要诀》一书中写道：“人们有时会被遗忘，在句子的末尾加上一些感叹号。
帕切特写道，如果你必须使用感叹号，你应该只使用一个。
这是一个很好的备份“嗨[名字].”，如果你不知道收件人的名字。 但你应该尽你所能找出这些信息。
接受者可能会想，“好吧，这与我无关...我不需要继续阅读。”
这也是一种冰冷和非常客观的方式来启动电子邮件信息。
“亲爱的”家庭是棘手的，因为它并不总是可怕或错误的使用，但有时它可能会表现得有点太正式。
再一次，这不是世界上最糟糕的问候，但它有点过时。
“如果你不知道我的名字，或者懒得用它，我们可能不是朋友，”Schwalbe说。
当然，把你的电子邮件地址到你的收件人的位置比与“它可能涉及的人，.”-这表明你付出了一些努力。
但它仍然是非常通用的。 如果你已经在努力弄清楚你所要称呼的人的位置，你最好是迈出额外的一步，找出那个人是谁。 只需要更多的研究。
除了是一般的，并发出一个客观的振动，这一个可能是冒犯接受者。
一项非正式的《纽约时报》民意调查发现，很少有女性真正喜欢被称为“女士”——这往往会让她们感到年老和不受尊重。
太正式了！
此外，这种敬礼告诉接受者，你不知道他们是谁，Pachter说。 “那么，读者为什么要对你要说的话感兴趣呢？
施瓦布补充道：“这个很硬。 这总让人觉得是坏消息，否则会有抱怨。
还不错，但如果你在和一个你不太了解的人说话，有点非正式。
当你的电子邮件到达那个人时，可能已经不是早上、下午或晚上了-或者如果他们在一个不同的时区-所以最好跳过这些。
又一个僵硬又突兀的.. 接受者可能觉得你要训斥他们了。
帕切特说，这就是幼儿对教师的称呼：“夫人。 苏珊，你能帮我解决这道数学题吗？
这在专业世界是不合适的。
这种措辞令人尴尬，听起来很幼稚。
“使用‘女士’，除非你知道那个女人想被称呼为‘夫人’，”鲁宾写道。
首先，它有点非正式和突然。 然后，当你在感叹号上钉钉子时，它就会变得烦人。
“这有点刺耳——就像有人在对我大喊大叫，”施瓦布说。 “即使没有惊呼，也有点唐突。 最好在名字前面加上“嗨”，而不是脱口而出。
我们真的需要解释为什么这个是不-不？
正确拼写收件人的名字。
“许多人如果名字拼错了就会受到侮辱，”Pachter说。 “检查签名块中的正确拼写。 你也可以检查“to”行。 通常，人们的名字或姓氏都在他们的地址里。
“虽然当今的商业世界比过去更加非正式，”Pachter建议避免商务通信中的“人”这样的悠闲、口语化的表达。
这是另一个悠闲，口语化的表达，最好避免在一封专业的电子邮件。
首先，“嗨伙计”被认为是太懒散的专业电子邮件。
但是，使用性别语言来解决混合性别群体带来了其他问题。 首先，这是不准确的。 其次，它可能引起冒犯。
纽约大学(NYU)和哥伦比亚大学(ColumbiaUniversity)的兼职讲师黛安？鲁比诺(Diane Rubino)为Wiley写道：“如果不能用男性流行语来承认女性，就会让人联想到存在的方方面面。
这一个也是性别歧视，Pachter说。
不要把自己叫做威廉“威尔”或詹妮弗“珍”。除非这个人用昵称介绍自己，或者在自己的电子邮件签名中使用昵称，否则坚持他们的全名。
这种问候不仅听起来很突兀，而且缺乏必要的定制来吸引读者的注意力。
丹尼·鲁宾在“等等，我该怎么写这封邮件？”中写道：“把这个人的名字包括在一封电子邮件中是引起他们注意的关键方式。
他写道：“传奇作家、领导力演说家戴尔·卡内基认为，一个人的名字是“任何语言中最甜美、最重要的声音”。 “电子邮件也是如此。
这个听起来也很突然。
再次，如果你写信给一个小组，使用“大家好”。
你不想过于热情。 这不是专业的，设置了错误的语气。 另外，它可能会在接受者的皮肤下面。
帕切特写道：“如果你这样做，你会显得更友好。”
杰奎琳·史密斯为这篇文章的早期版本做出了贡献。
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