中国邮箱网讯 5月9日消息 对于很多的邮件管理员来说，经常谈到的话题都是关于邮件服务器的架设、邮件外发、海外通邮、反垃圾等一系列的邮件问题，但是在邮件归档方面，很多企业都是一片空白：“我们已经做邮件备份了，还需要邮件归档吗？”。其实邮件系统中的邮件备份和邮件归档功能看上去效果是一样，但是两者在本质上却是有很大区别。今天小编就带大家了解一下邮件归档和邮件备份到底有何不同。
从概念上讲：
1、邮件归档
邮件归档是指对邮件数据进行在线归档、分类管理、长期保留并允许实时搜索和访问，主要是针对海量数据的应用，是对数据进行有效的迁移和管理，当数据停止改变或不被频繁使用时，通过邮件归档系统把他们转移到低成本的存储硬件上，使之存于日常的备份窗口外。当需要时，可以即时获取所需数据并快速搜索。为企业电子邮件的法规遵从和规则的执行，实现了高度集成化，中心化，并可实现实时监测等功能。
2、邮件备份
备份是指数据副本，万一原始数据丢失或者损坏且无法修复，副本就可用于恢复原始数据。备份用于保护正在使用的数据。
数据备份时间表一般包括：每天的增量备份保留七天，每周的完全备份保留一个月，每月的完全备份保留一年，最后，一年的完全备份保留七年。一年的完全备份也称为七年归档。这份时间表存在一个问题：很难从整个备份中挑选出需要长期保留的特定文件，因此用户在使用这种方法时，最终不得不将整个备份都打包为大型的“归档”。此外，在两次备份间隔时间中，如果有些邮件被删除，这些邮件将永久丢失，并不能在备份中寻找到，导致了数据的丢失。
其实简单来说，邮件备份和邮件归档可以把传统备份比作照相机，那邮件归档就相当于录像机。照相机的复制是不连续的，存在着时间差。而录像机对数据的复制则是连续的，即时的，可以有效保障数据的完整和实时性。
在了解了其基本概念之后，相信大家对于邮件归档和邮件备份都有了一些大体的了解，那么邮件归档和备份还有其他不同的地方吗？
邮件数据存储方式
通过邮件备份功能备份的邮件，是存储于一个指定邮箱的指定文件夹里，通过邮件归档功能备份的邮件，是存储于服务商的归档服务器里。因此邮件备份功能里的邮件是在一个单独的邮箱中存储，可以进行二次编辑，或通过本地服务器将这些邮件备份到本地。而邮件归档功能里的邮件存储在服务商的归档服务器里，不能进行二次编辑，只能查看或恢复，可以有效地保障数据的完整性。
邮件数据保存速度
邮件归档是对邮件数据流进行复制和记录，邮件数据同步收集归档，邮件收发完毕，同时也归档完毕。杜绝了可能出现的信息丢失、原始数据被变更篡改、恶意删除等风险，确保无邮件数据缺失等问题。而传统备份是在邮件产生后对邮件进行备份或先备份后发至邮件服务器，这两种技术都不是实时地，存在着存档的时间差，不能保证邮件数据的完整性和真实性。
法规遵从度
邮件归档系统可全面遵从国内外各项相关政策和法规中关于邮件数据管理规范的要求，保障长期有效地对邮件数据进行安全保护、查询调阅、使电子邮件在企业机构中的应用合理合法。美国公布的塞班斯法案，要求上市公司保留所有业务记录，包括电子记录和邮件在内，不少于5年。2018年，公安部718会议发布的《党政机关、事业单位和国有企业互联网电子邮件系统安全等级保护扩展要求》也对邮件归档做了详细的要求。
邮件搜索和恢复
邮件备份是为了在意外误删除或者数据丢失情况下找回之前的文档，或者在特别的需要情况下找到之前的老旧文档。那么，如何有效地找到这封邮件，并且快速的提取就是个问题。仅靠邮件备份创建的简单搜索标签，并不足以支撑大量的邮件检索，那么就需要拥有更加高级的邮件归档系统，其具备基于内容和所有权的搜索功能，当需要查找需要的邮件时，输入限制条件，能够在数秒内迅速查找到所需的邮件。
通过以上的描述我们可以发现，备份更多的是针对系统的安全，保证系统业务的稳定性，在意外服务器当机或者损坏情况下保证业务连续性；而归档更多的是针对数据方面的安全，在数据的完整性，和搜索提取以及应用方式方面更胜一筹。并且，因为使用邮件归档功能所备份的邮件可以有效地保障数据的完整性，因此也可以用于法律层面，在企业产生法律纠纷时可以作为重要的法庭证据。
现在你能分清什么是邮件归档和邮件备份了吗？
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