中国邮箱网讯 1月25日消息 目前在大部分行业的日常业务中，电脑已经成为工作的中心，并日益追求高效化和大容量化。

一个白领端坐在电脑前，看上去似乎认真工作，但也许TA的电脑就像TA的文件柜一样乱七八糟，其实TA正在非常费劲地找文件，并已经浪费十分多的时间。

会熟悉使用电脑，这是过去对我们的要求。会灵活利用电脑，这是当下对我们的要求。

①把电脑当作自己的外脑

所谓灵活利用电脑，其实就是把能让电脑干的活儿都交给电脑，只能人脑干的活儿再交给人脑处理。

在日常的事务中，比如单纯的记忆或一些重复的常规操作，就可以交给下属或者电脑来做，提升自己的时间价值。

再比如那些人脑不擅长的记忆、计算、日常类的操作等，建议尽量不要用自己的脑力，多使用我们的外脑-电脑，这样的话既可以降低负荷，也能提升工作效率。

②把信息集中在一台电脑中

超级整理法提倡信息的一元化，在使用电脑方面亦然，提倡把众多的信息集中在一台电脑中，尤其是那种轻巧便携式的。如果有时候觉得屏幕太小，可以接一个显示器。

两台或者两台以上的电脑，会带来诸多不便和麻烦。比如说，想要的资料忘记存在在哪台电脑了，有的资料分别保存了后面不知道哪个是最新的等等。

虽然有一些公司有特别的规定，但原则还是尽量集中使用一台电脑。

电脑内的资料也要使用超级整理术

①所有资料进行一元化管理

要想让电脑变成合格的外脑，需要存放大量的信息才行。

面对大量的信息，有个重要原则就是一元化管理。

它包含两层含义：

一是文件的命名规则唯一。这样可以避免文件的命名杂乱无章和重复。

二是资料保存的路径唯一。这样可以避免文件的乱放难以寻找。

比如说工作的资料就可以采用以下的方法：

a.设一个名为“工作”的文件夹，与工作有关的文件都存进去

b.按公司和领域再设“大分类文件夹”

c.按项目进一步设“小分类文件夹”

当然不赞成分得过细，越是分得越细，要找到目标文件花费的时间就越长，这样显然有悖于提高效率的最终目标。

此外，还要一个小技巧就是文件命名时加上日期，这样便于搜索和便于确定哪个是最新版本的。

②桌面要清爽

电脑的桌面就像办公桌一样，如果乱七八糟必然影响效率。

可以采用以下的方法：

a.在桌面上设一个名为“临时资料”的文件夹，待处理文件都存进去

b.处理完毕的文件，就保存中已进行分类的文件夹中

c.定期清理“临时资料”文件夹

这样的话，可以有效避免电脑桌面被塞满得没有一点空隙。

③定期备份

虽然目前的电脑性能和安全性已经有大大的提高，但也无法保证100%不出问题。因此，定期备份电脑中的重要资料也是非常必要的。

一种方法是用硬盘定期备份，另外一种是保存在公司的公共盘中。选择适合自己条件的即可。

需要建立这样的意识：备份也是为了提升效率。可以假设这样的一种情况，您辛辛苦苦打磨出来的文件，由于电脑故障导致丢失了，这时候您还得重头来过。

倘若这样成本就未免太大了，甚至可能严重影响项目进度和个人业绩。

邮件通过超级整理术迅速处理

对于现在的职场，邮件已经成为必不可少的重要工具，与客户、供应商之间的来往，公司内部的信息传递等，几乎都要通过靠收发邮件来完成。

这样就带来了一个问题，就是如何整理数量庞大的邮件？

①邮件只读一遍，然后立即回复

为了减少阅读邮件的时间，最好就是打开邮件，只读一遍。然后5秒钟的时候判断是否立即回复。如需回复的话，必须读完马上回复。

有时无法立即回复时，就把邮件归档到未处理分类中，有空时一并回复。

此外，无论是写邮件还是回复邮件，都要做到简单明了，必要时分项说明。这样既节约写邮件人的时间，也节约看邮件人的时间，最终就是降低了沟通成本。

②早回复，别人也会尽快处理

尽快回复邮件，不仅可以提高工作效率，也能构建与商业伙伴之间的良好的合作关系。

一旦给对方留下了“这人总能很快回邮件”的印象，对方往往会以同样的方式回报您。

久而久之，大家就可以实现以邮件为主要沟通渠道，而非总是需要电话催促才回复邮件的状态。

③邮件需要进行分类整理

许多人都为如何整理邮而头疼，其实邮件也可以和电脑中资料一样进行分类整理。

对收到的邮件可以采用以下的方法进行处理：

a.仅需要看一遍的邮件，看过一遍就分入已读邮件

b.需要回复的邮件当时回复，并分入对应的项目中

c.无法当时回复或者需要等待回信，分入待处理邮件

总而言之，相信通过以上的电脑和邮件的整理方法，会使得您的电脑和邮箱成为舒适的工作地，有效提升您的工作效率，大家不妨一试。