邮箱网讯 5月13日消息 在外贸行业中，难免会出各样的错误或问题，但当事情发生后，无论你或团队多么训练有素，仍然可能给客户带来不便。在这些情况下，向受影响的客户发送道歉邮件是建立或维持信任关系的必要条件。

人都有为自己辩护的本能，希望让别人相信你所做的只是一时的错误，而不是经常发生的事情。这就是为什么我们看到了很多半心半意的道歉，这让人们感到沮丧。

因此，为了帮助你写一封高质量的道歉信给你的客户，我们精心准备了4个道歉邮件模板。另外，你还可以找到如何写给客户的道歉信的技巧，这样你就可以修改模板或自己写邮件了。

01 如何写一封给客户的道歉信

你首先需要知道这8个道歉信的技巧：

要积极主动 与客户投诉回复邮件相反，道歉可能是你自己主动的。想象一下：客户收到了一个有问题的产品，然而客户并没有投诉，他们可能只是决定不再从你这里购买。那么，你就需要给他们发一个能引起共鸣的道歉信。

承认你的错误 如果你已经决定要道歉，就没有理由为你的公司辩护或找借口。只需承认你的团队犯了错，并解释发生了什么，不要低估错误的代价。

直接认错 在 I’m sorry 或 We’re sorry 之后的任何话都有可能否定道歉，比如：I’m sorry you feel this way 可能会被理解为把责任推给对方；I’m sorry if I made a mistake 听起来好像你没有真正承认你犯了一个错误。最重要的是你要真诚地道歉。

避免有权威性或咄咄逼人 当别人拒绝你的道歉时，你会委屈和烦躁，但这是他们的特权。避免使用 Please accept my apology 或 Be advised that our company doesn’t do this often 这样的短语。你只管真诚地道歉，然后让客户直接决定怎么想或怎么回应。

注入一些自嘲式的幽默（如果错误不是很敏感的话） 有时候如果你的团队所犯的错误（或给客户带来的不便）并不太严重。在这种情况下，写一封有趣和轻松的道歉邮件也是可以的。

采取行动重建被破坏的信任 这是你给客户的道歉信的一个重要方面。它表明你不是只说不做。在可能的情况下，行动计划、经济补偿、折扣都是好主意。

由合适的人发送电子邮件 让谁来道歉取决于错误的严重程度。对于一个严重的错误，邮件应该由高管或者至少是团队领导来签署。对于不太严重的错误，可以由团队成员发送，也可以用公司公共邮箱（比如：info@company.com）群发道歉信。

要保持谦虚 即使你遵循上面的提示，你的态度也可能会影响道歉邮件的语气。因此，一定要试着站在客户的角度去理解他们的感受，或者找其他人来审查你写的东西。同理心对于谦逊是至关重要的。

02 如何使用我们给客户的道歉邮件模板

我们为四种不同情况创建了客户道歉邮件模板：

为一个严重的错误向个别客户道歉

为一个小错误向个别客户道歉

为一个严重的错误向多个客户道歉

为一个小错误向多个客户道歉

请记住：针对小错误的道歉邮件的语气是略带幽默和自嘲的，所以可能不适合你的品牌，请确保修改语气以符合你公司的口吻。

第11485号外贸信函模板 ：针对一个严重的错误向某个客户道歉的邮件模板

We sincerely apologize

Hi [Customer name],

I want to apologize for [briefly state mistake 简单描述错误]. Our team tries to offer the best product/service, but we failed this time. I realize we [state briefly the impact your mistake had on the customer 简要说明你的错误对客户产生的影响] and I’m very sorry.

This was likely caused by [add brief explanation 添加简要的解释], but, regardless, we should have handled this better.

We’re all aware of what happened and will take extra care in the future. As an additional apology, we’re sending you [offering 某种形式的补偿]. While we know it can’t exactly make up for the inconvenience we caused, we hope it’ll go some way towards making amends.

Thank you for your patience. Let me know if I can help in any way.

第11486号外贸信函模板 ：针对一个小错误向某个客户道歉的邮件模板

We screwed up!

Hi [Customer name],

I’m sorry to say we kind of screwed up – we realized we [briefly state mistake 简单描述错误]. Oops!

As an apology, you can enjoy [offering 某种形式的补偿].

Have a great day,

第11487号外贸信函模板 ：针对一个严重的错误向多个客户道歉的邮件模板

We sincerely apologize

Hi [Customer name],

I want to apologize for [briefly state mistake 简单描述错误]. Our team tries to offer the best service, but we failed this time. I realize we caused [generic issues that impacted customers 描述对客户们造成了影响的普遍问题] and I’m very sorry.

This was likely caused by [add brief explanation 添加简要的解释]], but, regardless, we should have handled this better.

We’re all aware of what happened and will take extra care in the future. As an additional apology, anyone who was affected by this will be able to [explain offering 解释你们做出的补偿是什么].

Thank you for your patience. We’ll make sure we grow and learn from this.

[Your name]

第11488号外贸信函模板 ：针对一个小错误向多个客户道歉的邮件模板

We blew it!

Hi [Customer name],

We blew it!

You may have seen that [explain mistake 简单解释错误] – this was an annoying slip-up on our part.

We’re sorry!

As a way to ask for your forgiveness, we’re offering [offering 某种形式的补偿].

We promise to be more careful and eat all our vegetables from now on.

来源：红板砖开发信