邮箱网讯 1月24日消息 随着网络的普及，电子邮件已经取代了传统邮件，用电子邮件传达信息更高效快捷，但是写好电子邮件也是有一些原则的，那么如何写出一封高质量的电子邮件呢？

下面让我们来看看如何从我们自身做起，写出高质量的电子邮件，减轻电脑另一端我们的合作伙伴处理电子邮件的负担。

处理电子邮时很多的负担是因为邮件的词不达意、冗长混乱造成的。真正言简意赅、目的明确的邮件凤毛麟角。也许这是因为，发送一封电子邮件是如此轻而易举的事情，几分钟就能写好一封邮件，而且几乎没有成本，让人们很少能够像以前撰写纸制信件时那样字斟句酌。而工作节奏的不断加快客观上也加剧了毫不“走心”的垃圾邮件的产生。

电子邮件已经成为商业环境中最为重要的沟通方式之一，它如此重要的地位确实应该让人们认识到，写好一封电子邮件的本领，是每一个职场人在入职之初就应该勤加锻炼，尽快掌握的技能。

下面的这些建议，相信可以帮助你更快地完成从一个菜鸟到高手的转变。你会注意到，几乎所有的建议，都可以归结到一个原则中去，那就是换位思考，站在收件人的角度，想象收件人收到一封什么样的邮件会更愿意读下去，会更愿意采取行动。掌握了这个原则，你可以发现其实更多的技巧，可以顺手拈来。

1.是否非要发邮件

写邮件之前，想想是否还有更好的沟通方式。有些时候，当面交谈或一通电话比来来回回十几封邮件要有效得多。不要让电子邮件成为你懒惰的工具，只有在真正需要时才选择利用电子邮件进行沟通。

2.分清收件人和抄送人的区别

收件人和抄送人同样是邮件的一部分，对这两栏的安排也能够传递大量的信息。一般情况下，约定俗成的规则是，只有收件人一栏中的联系人才是邮件真正发送的对象。也就是说邮件里的话是说给这一栏中的人听的。而抄送栏中的联系人，只是旁听的身份。这种旁听的身份，或许是因为是收件人一栏中联系人的上下级，需要对提及的事情有所知晓，或者是因为邮件中被提到，加入抄送一栏以示礼貌，原因不一而足。这其中微妙的差别，就需要发件人好好地琢磨，是否在收件人和抄送人的安排上给出了与邮件内容相矛盾的信息。

3.善于利用标题

在标题中用、或等字眼一目了然的概括你希望收件人所采取的行动，同时用关键信息勾勒出邮件的主要内容，比如" 2014年4月3日与王经理的销售会议总结”和“ 研发部2014年5月份分离机采购申请”这样的标题，就比单纯的“会议总结”、“采购申请”带给收件人更多的有效信息。

4.一封邮件一个主旨

精简你的邮件，尽量做到一封邮件只讲一个主旨。人们会本能的抵触冗长的邮件，而更愿意对可以轻松掌握的信息采取行动。因此越是短小精悍的邮件，越能起到好的沟通效果。如果无法做到一个主旨，也请把话题限制在三个以内。就像我们在演讲一章中讲到的那样。

5.对长邮件做出提示

如果内容决定了邮件本身不可能做到简短，请在邮件的标题或正文的开始给读者“这是一封长邮件”的提示，并解释为什么需要较长的篇幅。这既是出于对他人时间的尊重，也容易博得收件人的认同，让人更有准备、更可能花时间阅读你的邮件。

6.给长邮件清晰的结构

邮件达到一定的长度，实际上就进入了报告的范畴。这种情况下，就需要你结构化整封邮件。利用副标题，序号，加黑，斜体及下划线等手段将邮件的逻辑和线索清晰地标示出来，有利于读者对你思路的理解。

7.加亮标记连环邮件的引述部分

当回复或转发一封含有一长串邮件的连环邮件时，把引述的部分加亮标记出来。要知道，你的发送对象不一定像你一样对下面的连环邮件了如指掌。当你轻轻松松的写道“如前一封邮件所示”时，你的读者很可能要花上数分钟才能找到你所指的那部分，并因此感到泄气，行动的意愿也会降低。

8.保持邮件编辑的简洁

谨慎使用非通用的字体、字号或颜色。在不与企业文案的统一规定相抵触的前提下，尽量使用缺省设置的字体和字号，使用黑色作为正文的颜色。只在必要时使用加黑，斜体及下划线等通用的文字编辑手段显示重点。这样做是为了降低收件人的阅读成本，不必为了你的一封邮件而调整自己的阅读习惯。

9.总结行动要点

跟开会时需要始终关注行动要点一个道理，对于需要收件人有所行动的邮件，在正文的显著位置，即开头或结尾，将行动用点句的形式概括出来，可以方便收件人进行跟进。“需要我做什么？”永远是收件人阅读邮件时最为关心的问题，如果你不能在显著的位置回答他的这个疑问，那么很可能他会很快失去阅读兴趣，或者忽略藏匿在字里行间的行动请求。

10.给收件人多种选择

针对需要收件人有所行动的邮件，尽量给出多种行动选择。比如在向部门经理申报年度预算时，与其一句“请您审阅附件中的年度预算”，不如这样来讲：“请您审阅附件中的年度预算。如果您认为这份预算可行，请在系统中批复。如果有任何需要修改的地方，请随时打我电话或通过邮件提出您的疑问。假如您没有时间做详细的审阅，我是否可以占用您10分钟的时间当面向您解释预算的细节？如果您希望稍后审阅，请注意预算批复的截止日是本月23号。”这样做可以避免一封邮件来来回回商讨可能的方案，减少双方的工作负担。

11.及时添加附件

忘记添加附件虽然不是什么大逆不道的事情，到我宁可不要处在发件人那样尴尬的处境。要避免把一封邮件匆匆发出而忘记添加附件，最好的办法是，不要等到整封邮件写完再回过头来添加附件，而是在撰写的过程中，当提到一份附件时，就随手把附件添加到邮件当中。在包含多个附件时，这种做法尤其重要。它虽然可能降低撰写邮件的速度，却可以确保你发出的邮件始终保持专业的水准。

12.为附件编号

如果你的邮件中包含多个附件，请为它们编号。这样，即使你添加附件的顺序有误，收件人也能后从编号中得知你正文中提到的附件依次是哪个。

13.慎用“重要”标签

只有在邮件真的十分重要或紧急的情况下，才选择使用“重要”标签。这跟狼来了的故事是一个道理。如果你的每一封邮件都带着那个鲜红的感叹号，久而久之就不会有人再把你的所谓“重要”邮件当回事。把“重要”标签当做一种宝贵的资源，只有在真正需要时才去使用，才能达到它本来应有的效果。

14.重读邮件

在点击发送前，把邮件重读一遍。这样做，能够使你站在收件人的角度检查邮件是否足够简洁明了、不带歧义，重点是否突出，读者能否快速找到所需要的信息和行动点。在上面管理电子邮件中省出的时间，正是应该用到这样的地方。

15.开启自动校正功能

为你的邮件设置发送前自动校正功能。一个错别字可以让你的专业形象大打折扣，虽然自动校正功能不能识别所有的疏漏，但是它却可以帮助你发现那些显而易见的尴尬错误。

16.延迟邮件发送

如果你是那种常常在点击发送的那一刹那，才意识到自己遗漏了某些关键信息的人，那么建议你启用邮箱自带的延迟发送的功能。延迟的时间可以自由设定，5分钟是一个不错的选择，留给你足够的时间“反悔”。我的同事曾经不止一次地告诉我，延迟功能救了他们的“命”。

邮件是我们日常沟通的一项书面语言。尤其是大公司，在跨部门合作及权责界定中，邮件扮演着非常重要的位置。熟悉邮件写作的常见规则，提高沟通的效率，值得我们每个人花费时间去提升。