【中国邮箱网 电子邮件频道】2月2日，我们花费了很多时间，介绍完了一封邮件的所有准备工作。好了，现在一切就绪，只剩下最重要的正文了。
正文才是一封电子邮件最重要的部分。
很多邮件内容非常简单，甚至一句话就可以说完，这类的邮件往往不需要特别的准备就可以搞定。
很可惜，很多问题都没有那么简单——事情一旦涉及到了语言文字表达能力，就会变得非常复杂。
你花了很多时间去思考该说什么，好让你的信件显得头头是道。对方却说不知所云、不明就里。
你试图思考缜密、语言正式、表达全面，可是总是把邮件越写越长，让收件人非常郁闷。
为了搞清楚事情的来龙去脉，你和收件人需要互相回答太多问题，邮件往来总是没完没了。
邮件越收越多，为了加快速度，你的信件非常简洁，收件人却说你总给人冷漠、无情的感觉。
对方回复的邮件常常遗漏了重要问题，你不得不再写信去问清楚，这种事发生在大部分收件人身上，你开始怀疑人生。
卡片君觉得，以上问题在于：邮件看不出重点，结构差，不知道要收件人干什么？
说到底，做任何事情都是有章可循的，写文章也是如此，需要有条理、有系统的一套简单方法。
很简单，写邮件四大块：开场、事实情况、行动、结尾。
1.开场
不管是写邮件还是小时候写作文，开场总是最让人头疼的地方，很多人都不知道从何而起，结果是往往他们的文章或者邮件显得干巴巴得非常僵硬做作。
卡片君倒是觉得开场很简单：用友善的语句单刀直入就好。
如果有起因，就一句话陈诉缘起。如果没有起因，就礼貌地切入重点，提出自己的目的：
请对方回答什么问题？
要求对方提供什么资源？
告知对方什么消息？
能还是不能满足对方的需求？
这样切入重点后，下文中详加说明就显得顺理成章多了。
注意：亲和力永远是被提倡的。
我收到了你的来信 → 感谢你的来信
我们谈到过 → 上次与你的交谈收获很大
关于昨天你参加的会议 → 谢谢你昨天抽出时间参加了我们的会议
接到了你的订单投诉 → 非常抱歉，收到您的订单投诉，我向您道歉。
我们的××首发式将在2013年3月1日开幕 → 我们诚挚地邀请您参加2013年3月1日的首发式。
2.事实情况
这部分是邮件的核心内容。是写得长一点好，还是简明一点好？并没有答案——你说清楚就行。
在撰写邮件前，请先问自己几个问题，然后以自问自答的方式写出：
我为什么要写这封邮件？——之前因为发生了......所以......
什么是你已经知道的？——如你所知......
什么事你应该知道的？——我们这边的情况是......
那些细节我一定要写进去？——特别要跟你提一下......
我想达到什么目的？——我希望你能够......
我是否遗漏了什么？——最后补充几点......
这封信是否清楚、准确、有礼、完整？——（检查一遍）
完成上面的这些，基本上已经能把一件事描述清楚。如果你再进一步，会做得更好：
描述事实请按照 时间/观点/项目 多分段，尽量使用项目符号。
3.行动
行动是指，你希望收件人阅读完这封信后，采取怎样的反应。
很多人都抱怨收件人没有反馈，或者收件人的回复没有满足自己所有的请求，而不得不再次提出问题——实际上是因为你没有在邮件中明确地指示他该如何行动。
→ 请填写完附件中的本月计划表后，在周五下班前发给我
→ 是否能出席本周一的例会，希望你能够即时给我一个反馈。
→ 我的同事王斌将电话与你联系，帮助你解决产品的维修问题。
→ 请在收到邮件后，第一时间给我电话，我的电话是××××××。
类似的行动放在邮件的末尾，无疑对收件人来说非常地体贴，也是一种极好的约束。
4.结尾
结尾不是必须的，很多时候“行动”放在了结尾也不错。
一般情况下，我们礼貌一些总是好的。对待客户，殷勤一些谦虚一些，更应该成为规范。
→ 谢谢你的支持。
→ 如果你有任何问题，请直接与我联系。
→ 期待收到你的回复。
→ 如果你需要任何帮助，请让我知道。
→ 有事随时联系。祝你一切顺利。
嗯，知道这几条以后，写邮件确实挺简单的。(*^__^*) ……
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