【中国邮箱网 电子邮件频道】2月3日，今天的微博特别安静，职场人大概都奔波在春运回家的路上，卡片君也去了一趟北京西站取票。疾步穿梭的行人，大包小包的行囊，疲劳却难掩欣喜的神色，一年的辛苦凝聚在归家的这一刻，无法不令人为之动容。
祝大家一路平安。
写到该如何回复邮件，想聊一下正能量。
正能量这个词很红，英国心理学家理查德·怀斯曼的专著《正能量》中说，将人体比作一个能量场，通过激发内在潜能，可以使人表现出一个新的自我，从而更加自信、更加充满活力。
老实说看不明白。卡片君的嘀咕：正能量看不见摸不着，它真的存在吗？
在“邮件整理术”的连载过程中，我慢慢体会到正能量：实际上，正能量是一种超越了自我约束的影响力，一种从小处着手让世界往更好方向发展的积极行动。
在职场中，回复邮件就能传递正能量。
1.自己要先把事情做对
在抱怨别人邮件烂之前先做好自己。回复邮件时，且先不论内容，卡片君发现有几个小细节需要注意。
（1）回复邮件时不要重新写一封新邮件。
“回复邮件”方便自己方便他人，这一点我想大部分人都会下意识的做到，不是太困难。
回复的邮件主题会标示 RE：/ 回复：，这样能方便原发件人第一时间判断邮件的内容。
回复邮件，原始邮件会附带在后面。你在撰写回复的时候，能够随时下拉回顾要回答的问题。
工作中的往来邮件就像一段记录在案的多人对话，常常涉及到很多人。单单只看一方之词是很难把握事情的全貌的。只有从最初开始，将原文、不断转发、回复的内容不断附于其上，整个事件的脉络才会一清二楚。说过的话，做过的事，白纸黑字，无法抵赖。
（2）收到群邮件，要“全部回复”。
明明发送的是群邮件或者有“抄送人”的邮件，常常会有一些家伙在回复的时候，只是单单回给了我。
遇到这样的情况真让人非常火大，因为我还要把他的这封回复邮件，添加漏掉的“收件人”和“抄送人”，重新转发一遍，确保所有人在同一时间对事情的进展保持同样的信息。
（3）“全部回复”的时候要注意调整收件人的位置。
“全部回复”只需要单击一个按钮，这样就够了吗？
我们曾今说过，每一封邮件的收件人都是事情的主要责任人和执行者。回复邮件也是一样，“全部回复”的时候，要根据你撰写的邮件内容，酌情调整“收件人”、“抄送人”、“密送人”的位置。
2.回复时要对发件人着想
一封邮件本来提出了4个问题，但你的回复中却只回答了3个——没有比这个更糟糕的事情了。为了避免不必要的邮件往来，应该一次就把所有能够回答的问题都回答清楚，不留尾巴。
（1）回复应该与问题一一对应
如下是一封邮件和对应的两种可选回复方式。
回复邮件最好是一行回复一个问题，顺序与问题保持一致。
将原邮件中的所有问题简单引入到回复中，并用颜色衬底的文字回答，也是一个非常好的选择。
以上两种都能偶覆盖到所有要点，让原邮件的发件人感受你的专业。
（2）需要后续处理时间，请先给予回复
收到无法很快付诸实施的邮件，比如你需要先思考、整理资料、需要其他人的答复等，不要等到事情快要完成时才回复发件人。
我们至少应该先及时响应，先回答一些可以回答的问题，通知对方自己已经收到邮件，会尽快处理好。
上面的邮件，给予反馈的时间至少需要一天以上，如果不及时给予正面回复，很有可能会导致发件人因为无法准确判断事情的进度，而对最坏的情况没有充分的准备。此时，你应该及时回复如下的内容：
3.回复邮件也能传递正能量
邮件是一个双向沟通的方式，在乎你来我往。即使你拥有过人的文字功底，也无法保证其他人会给你寄来怎样的邮件。不过，如果你收到的邮件很糟糕，倒可以发挥你的语言优势引导对方，让他在以后也写出高质量的邮件来。
（1）回复时，你可以将不明确不靠谱的邮件主题重新编辑，之后的邮件往来将会从此焕然一线。
（2）如果你收到大段大段逻辑混乱的长邮件，不妨把不分段的消息简单归纳清楚，分段描述；不妨把对方提出的问题也分行重新描述，并分行作答。
（3）如果你在回复的时候，为其他人重新整理了邮件，重新组织了提问，一定别忘了要向收件人提问：“请问我能这样理解吗？还有哪些是我理解错了，或者遗漏的？”“那么我该怎么帮到你？”
（4）你的劳动一定要有产出，要向对方提出自己的立场：“如有可能，请以后按照如上的形式发给我邮件，谢谢！”
比如，收到如下邮件时，虽然很无语，很好气，却也很好笑......
实际上，我最近就接到了这样的邮件。回复中，我修改了主题，并这样写：
4.回复邮件的时间替自己考虑才是对别人负责
实时回复邮件真的是一种美德吗？
卡片君并不这么认为。尤其是同事和客户，太强调实时回复会不断提高他们对你的预期。一旦建立这种印象，今后的你们之前的交流将不断为你扣分——因为事实上，你不可能守住这个承诺的。
卡片君之前说过，
《每天查收和处理电子邮件只需三次》，所以我们回复邮件无需将“实时”两个字挂在脑子里面。遵照自己制定的邮件收发频率做事就好了，只要坚持下去，就能让身边的同事和客户建立一个印象：他的工作处理频率是怎样，我一定能在某个时间段得到回复。
如此一来，大家都会彼此心里有数，合作愉快。
理论上管一封邮件收到后，4个小时内回复时不会有问题的。如果发件人真的希望得到你的实时回复，他一定会打电话给你。（每天收信量100封以上的人不在此列讨论）
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卡片君最近有想：人们共同生活及其行为的准则与规范在哪里？道德往往代表着社会的正面价值取向，起判断行为正当与否的作用。但是道德由谁来定义呢？我们有没有权利拿着道德的大棒去谴责去干涉别人呢？
国内大多数事情都有这样影子：我们只介意别人乱丢的垃圾，从不去考虑自己下一秒吐的那口痰。
网易网友有一神评论：「恨贪官，又拼命考公务员；骂垄断，又削减脑袋往高薪单位钻；讥讽不正之风，自己办事却忙找关系。总之，愤怒，不是因为觉得不公平，而是觉得自己处在不公平中的不利位置，不是想消灭不公平，而是想让自己处在不公平的有利位置。」
我想：所谓正能量，是从自律做起，并不断从小处用正面言行来引导身边的人往更好方向发展，世界因此会变得更好。会吗？至少我们希望它会。
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